Längst ner på sidan finns ett dokument som samlar all denna information och mer, ta gärna hjälp av det under arbetet med lokalavdelningens årsmöte.
Senast sista februari varje år så hålls årsmöten i alla lokalavdelningar (exakt när regleras i lokalavdelningarnas stadgar). Här finns samlad information om vad som ska göras inför, under och efter era årsmöten.
Förbered
- Bestäm en tid och plats för årsmötet, mellan januari och februari.
- Kalla till årsmöte. Alla som var medlemmar i lokalavdelningen föregående år bjuds in. Sätt upp en affisch i era lokaler, skicka ut ett mejl eller sms, posta om det på instagram. Håll det enkelt men se till att alla kan ha nåtts av informationen.
- Förbered en verksamhetsberättelse för föregående år. Vad hände under året?
Håll årsmöte
- Dags för årsmöte. Ett årsmöte är en manifestation för demokrati och en viktig plattform.
- Välj en registeransvarig och två kontaktpersoner. Dessa är sådana funktioner som är nödvändiga. Kortfattat så är det två olika ansvarsområden: registeransvarig – Medlemssidorna, kontaktpersonerna – ta emot och sprida information.
- Väljer ni att ha en styrelse ska även en sådan väljas, men det är inget krav. Då behövs en ordförande, ett antal ledamöter och så vidare. Men det är helt valfritt. Har lokalavdelningen egen ekonomi så ska även kassör/ekonomiansvarig väljas.
- Välj en eller två revisorer. Se mer information nedan.
- Kolla på verksamhetsberättelsen – har allt kommit med? Några rader räcker.
- Alla medlemmar har möjlighet att ge förslag till årsmötet, en så kallad motion. Har ni fått in några motioner; diskutera och rösta om dem. Ni har även möjlighet att skicka vidare motionen till Distriktsårsmötet (DÅM) om det är något ni tycker är bra och som berör flera lokalavdelningar eller hela Stockholms distrikt.
- Avsluta årsmötet. Hurra, ni är klara! Fira med fika, utflykt eller annat roligt.
Efterarbete – vad händer efter årsmötet
Byt ut de gamla uppgifterna på Medlemssidorna. Det kan gamla registeransvarig göra, eller administratör om ni har en sådan. Om någon har fått ett nytt eller förlängt uppdrag så sker det på Medlemssidorna. Utan dessa uppgifter vet vi inte om att ni har haft årsmöte. Har ni ingen med behörighet registrerad på medlemssidorna, eller är osäkra på hur ni gör? Hör av er till kansliet på info@skuss.se eller till er kontaktperson i distriktsstyrelsen på fornamn@skuss.se. Er kontaktperson hittar ni här.
På Medlemssidorna lägger ni även in er verksamhetsberättelse, årsmötesprotokoll samt era stadgar senast den 15 mars.
Behöver ni hjälp?
Svenska Kyrkans Ungas demokratigrupp har tagit fram information och mallar som förhoppningsvis kan ge tips och hjälp inför planering, genomförande och uppföljning av årsmötet i lokalavdelningen. Här finns dom.
Ni kan också kontakta kansliet eller din kontaktperson i distriktsstyrelsen om ni vill ha hjälp med årsmötet eller besök. Under årsmötet kan vi antingen hjälpa till att leda mötet eller helt enkelt sitta bredvid och bekräfta när ni gör rätt.
Revisorer, varför då?
Från och med 2022 så behöver alla lokalavdelningar välja en eller två revisorer, även om lokalavdelningen inte har en egen ekonomi eller styrelse.
En revisor är en extern person* som granskar att styrelsen/lokalavdelningen har gjort det de lovade att göra, eller har goda anledningar till varför det inte blivit så. En revisor granskar också ekonomin om lokalavdelningen har en sådan, så att styrelsen har skött sitt ekonomiska ansvar.
Det finns två typer av revisorer ni kan välja:
- Räkenskapsrevisor – Denna person granskar ekonomin.
- Verksamhetsrevisor – Denna person granskar verksamheten.
Har lokalavdelningen ingen ekonomi kan ni välja en revisor som fokuserar på att granska verksamheten.
Har lokalavdelningen egen ekonomi kan ni välja en revisor som granskar både verksamhet och ekonomi, eller två olika personer som har varsitt uppdrag.
De flesta lokalavdelningar som inte har egen ekonomi, har fortfarande oftast pengar till sin verksamhet men då är det oftast så att dessa sköts av församlingen. Det betyder att ekonomin automatiskt granskas genom församlingens revisorer. Detta innebär fortfarande att lokalavdelningen behöver välja en revisor som granskar verksamheten, och noterar att ekonomin granskats av församlingens revision.
*Med extern person menas en person som inte sitter i styrelsen/är kontaktperson eller registeransvarig, eller satt i styrelsen förra året eller är släkt med någon i styrelsen. Revisorn behöver inte vara medlem eller aktiv i lokalavdelningen. Det skulle t.ex. kunna vara: en ekonom eller administratör i församlingen, kyrkoherden, någon som suttit i styrelsen för några år sedan