Även fast 2020 har varit ett väldigt annorlunda år för oss alla, så behöver er lokalavdelning ha årsmöte i vinter.

Ert möte måste ske innan söndagen den 28e februari 2021, och en kallelse (inbjudan) till årsmötet ska skickas ut till era medlemmar senast en månad innan årsmötet hålls.

Mer information om vad som ska tas upp på ett årsmöte m.m. finns här.

VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR 2020

I år kanske verksamhetsberättelsen (sammanfattningen av vad ni har gjort under året) kan känns rätt tom. Det är helt OK! Men tänk på att skriva in aktiviteter och möten som ni planerade att ha, men som kanske blev inställda på grund av Covid-19.

Exempel på hur ni kan skriva i verksamhetsberättelsen är:

”Under året planerade vi, under XX antal planeringsmöten, att genomföra XX, YY och ZZ. Dessa aktiviteter fick dock tyvärr ställas in på grund av rådande restriktioner.” 

eller

”Vi hade planerat att genomföra XX och YY. Det gick inte på grund av Covid-19 pandemin. Istället genomförde vi ZZ.”

Det är viktigt att ni är så tydliga ni kan i verksamhetsberättelsen.  Skriv gärna hur många planeringsmöten ni har haft (även om verksamheten ställdes in), när det var ni hade möten eller verksamhet (t.ex. datum, ”under våren” eller ”i augusti”), hur många som deltog och hur lång tid verksamheten tog (var det en kvällsaktivitet, helgläger, veckoläger etc.)

STADGEFÖRÄNDRING 2021

Alla lokalavdelningar har stadgar som skapas när lokalavdelningen skapades. Stadgarna är reglerna för lokalavdelningen, i dom står det vad syftet med lokalavdelningen är,  förklarar hur beslut i lokalavdelningen tas m.m.

De allra flesta lokalavdelningar har de så kallade normalstadgarna, som är den stadgemall som Svenska Kyrkans Unga på nationell nivå har skapat. Men som lokalavdelning kan man också skriva sina egna stadgar, dock så behöver alltid de tre första punkterna vara likadana i alla lokalavdelningar. 

Riksårsmötet 2021 beslutade att ändra en av de tre första punkterna i stadgarna, vilket betyder att alla lokalavdelningar också måste uppdatera sina stadgar. Detta görs genom ett beslut på årsmötet. Ett förslag på förändringen skickas ut inför mötet till ombuden, och sen så röstas det om förändringen på årsmötet. 

Det här behöver ni ändra paragraf 3 i era stadgar till:

”Lokalavdelning beviljas inträde i rörelsen av förbundsstyrelsen. Ansökan ska vara skriftlig och får gärna innehålla ett yttrande från distriktsstyrelsen och kyrkorådet. Detta yttrandekan inte hindra bildandet av en lokalavdelning.

I Svenska Kyrkans Unga finns två former av medlemskap; medlem och stödmedlem. Medlemskap innebär att ställa sig bakom rörelsens idé och syfte. Medlemskap är knutet till riksförbundet, alla medlemmar och stödmedlemmar tillhör en lokalavdelning och ett distrikt.

Medlem i Svenska Kyrkans Unga är den under 30 år som genom en aktiv handling ställer sig bakom rörelsens idé och syfte. Endast medlem har rösträtt i organisationens beslutande organ. Endast medlem kan väljas till förtroendeuppdrag, revisorer och en kontakt person undantagna.

Stödmedlem är den över 30 år som genom enaktiv handling ställer sig bakom rörelsens idé och syfte och är med för att denvill ta ställning för Svenska Kyrkans Unga.”

Här finns en färdigskriven proposition till ert årsmöte för stadgeförändringen. Vill ni lägga till andra förändringar i stadgarna kan ni hämta en wordfil av samma förslag här. 

Det här kan också vara ett superbra tillfälle att kolla igenom lokalavdelningens stadgar och se om något annat bör uppdateras. Vill ni ha hjälp med det kan ni kontakta vårt kansli, och vill ni veta mer om stadgar för lokalavdelningar kan ni läsa mer här. 

Känner ni att det är krångligt att byta ut en del av stadgarna, då kan ni också anta helt nya stadgar t.ex. normalstadgarna. De hittar ni här.

ÅRSMÖTE I COVID-TIDER

Just nu vet vi ju inte hur det kommer se ut i januari och februari. Men vi utgår från att ert årsmöte kommer ske digitalt. Det är ju troligtvis första gången, så här kommer några tips och tricks för hur ni kan göra. 

Tips på hur man kan ses digitalt: 

• Använd Zoom. Deltagare behöver inte ha ett inlogg för att delta, och ett gratiskonto kan man ha 40 minuters möte på. Ni kan kanske också låna ett konto av församlingen, eller höra av er till vårt kansli och låna ett konto av oss, då är ni inte begränsade till 40 minuter. 
• Är ni inte så många kan ni använda er av videomöte via facebook.
• Kanske har ni tillgång till någon annan videomöjlighet. Kanske har någon möjlighet att boka in en möte via microsoft teams, eller så kanske församlingen kan hjälpa till och boka ett möte via pexip.

Tips på hur man kan ha omröstningar digitalt: 

• Har ni möte via zoom kan ni ha votering (röstning) via handuppräcknings-funktionen. Där kan alla som deltar enkelt klicka i om de röstar för ett förslag. Ni kan även ha personval, eller om ni har val mellan mer än 1 alternativ genom Zooms ”poll” funktion. Viktigt att notera är att endast röstberättigade (medlemmar) får rösta på mötet, har ni andra som deltar, tillexempel församlingens pedagog, så får denne ej delta i omröstningar. 
• Är ni inte så många? Då kan röstning också ske i chatten på mötessystemet, eller via någon annan chatt som alla har tillgång till. Då får alla röstberättigade skriva ”ja” när röstningen sker om de röstar för förslaget, och presidiet/rösträknare räknar ihop rösterna för att se om förslaget gick igenom eller ej. Har ni personval, eller sluten omröstning, kan detta ske på lite olika sätt:
  • Årsmötet kan besluta om att en, eller flera, personer (det kan vara någon i presidiet eller någon adjungerad från t.ex. församlingen eller distriktsstyrelsen) tar emot de dolda rösterna privat i chatten, eller via sms eller mail. Den personen sammanställer sen rösterna och presenterar resultatet för årsmötet. Detta innebär att den som tar emot rösterna vet vem som röstat på vem, därför är det viktigt att årsmötet är överens om att göra på detta sätt och vem som är personen som tar emot.   
  • Ni kan också använda er av t.ex. google forms eller mentimeter som omröstningsverktyg. Där kan ni innan årsmötet förbereda valen och när det är dags för respektive röstning skicka ut länkar till ombuden. Presidiet kan sedan kolla igenom rösterna och presentera för årsmötet. 
• Förbundet (Svenska Kyrkans Unga på nationell nivå) erbjuder lokalavdelningar att använda sig av samma system som de använde på riksårsmötet. Det systemet heter VoteIT och är ett digitalt mötessystem. Mer information om det kommer att komma senare. 

Tips på hur man kan bryta av årsmötet med andra aktiviteter:

• Ha quiz om lokalavdelningen via t.ex. kahoot eller mentimeter. Kolla vem som har bäst koll på när ni startades, vilket år ni vann midnattsvolleyn eller vilket utklädningstema ni hade på senaste utklädningskvällen! Flest rätta svar vinner fina priser och evig ära!
• Skattjakt på hemmaplan! Vem kan hitta den snyggaste hatten på en minut? Eller konstigaste boken? Sötaste husdjuret? Flest skolböcker?
• Charader! En person får något att gestalta och resten av deltagarna får gissa i chatten vad det är för något! 
• Vilket låt nynnar jag på? En person lyssnar på en låt i hörlurar och nynnar den, resten av er får gissa vilken låt det är! 
• Packa små fikapaket och skicka ut eller ha för avhämtning i kyrkan inför så kan alla snacksa på samma sak under mötet. Kanske en påse popcorn? Chokladkaka? Delicatobollar? 
• Ha efterhäng efter mötet och gör nåt roligt tillsammans. Kanske spela spel via jackbox eller houseparty. Eller kanske möts upp för en gemensam kvällspromenad. 
• Ska ni ha tävlingar, då är det alltid roligt att man vinner nåt fint! Kanske kan ni skicka ut priser till vinnarna, eller ha dom för avhämtning i kyrkan efteråt. Ni kan också alltid kolla med vårt kansli om de kan hjälpa till att inför skicka lite profilmaterial som vinster. 

HJÄLP FINNS

Känns det krångligt? Svårt? Bara för mycket? – Oroa dig inte, hör av dig till oss så hjälper vi er. Inget är för litet för att höra sig till oss med.

Allmänt: 

• Vårt kansli kan hjälpa till med stort och smått, bolla idéer, svara på frågor eller hjälpa till med tekniska lösningar. Ni når dom på kansliet@skuss.se
• Er kontaktperson i styrelsen kan också hjälpa till! Tveka aldrig att höra av er till hen. Vem som är er kontaktperson finns här.

Under årsmötet: 

• Vill ni ha hjälp med att leda mötet, ta anteckningar, eller ha med nån som kan svara på frågor, eller vara teknisk support, under mötet. Hör av er till kansliet så ser de till att någon kan vara med och hjälpa till! 

TEKNISKA LÖSNINGAR:

• Behöver ni låna ett Zoom konto till ert årsmöte? Kontakta kansliet så hjälper de er boka in. 
• Vill ni ha hjälp med att sätta upp ett omröstningssystem i t.ex. google forms. Kontakta vårt kansli så hjälper de er.